Assinar documentos com validade jurídica sem imprimir, sem ir a cartório e sem depender de ninguém. Basicamente, isso é o que a assinatura digital entrega: facilidade de assinar documentações com segurança, de onde você estiver. E fazer uma assinatura digital é igualmente simples.   

Neste guia você encontra tudo: o que é, como funciona, o que precisa ter, como assinar no computador e no celular, quais documentos aceitam assinatura digital e como evitar os erros mais comuns.  

Leia também: Guia completo para validar sua assinatura digital 

O que é uma assinatura digital? 

A assinatura digital é um mecanismo eletrônico que confirma a identidade de quem assina um documento e garante que o conteúdo não foi alterado depois da assinatura. Ela é protegida por meio de criptografia e tem validade jurídica garantida por lei no Brasil. 

Ao contrário de uma assinatura digitalizada, que é a imagem da sua rubrica escaneada, a assinatura digital usa um certificado digital ICP-Brasil para criar um vínculo matemático entre o assinante e o documento.  

Logo, se houver qualquer alteração de caractere do arquivo após a assinatura, o sistema detecta automaticamente essa modificação. Por isso que a assinatura digital é altamente segura e evita problemas de fraude. 

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital? 

É importante distinguir esses dois termos que costumam gerar confusão: 

Assinatura eletrônica: é o termo amplo. Engloba qualquer forma de assinar eletronicamente, desde clicar em “aceito” até usar um certificado digital. Há diferentes níveis de segurança e validade jurídica. Por exemplo, elas são classificadas em simples, avançada e qualificada (também conhecida como assinatura digital feita com certificado). 

Assinatura digital: é um tipo específico de assinatura eletrônica. É aquela que usa criptografia e certificado ICP-Brasil, com o mais alto nível de validade jurídica e segurança. É a única aceita em todos os sistemas do governo, cartórios e órgãos que exigem identificação inequívoca do assinante. 

A base legal está na Medida Provisória 2.200-2/2001, que criou a ICP-Brasil, e na Lei 14.063/2020, que regulamentou o uso de assinaturas eletrônicas em atos com o poder público. 

Passo a passo de como fazer assinatura digital 

O primeiro passo para fazer uma assinatura digital é ter um certificado ICP-Brasil, podendo ser um e-CPF, para assinar em nome da pessoa física, ou e-CNPJ para os casos em que o documento será assinado em nome de uma empresa. 

Depois de adquirir o certificado, o processo para assinar digitalmente um documento vai exigir uma plataforma, na qual você deverá subir o arquivo para depois assiná-lo. 

Como fazer pela plataforma de assinatura digital (mais comum) 

Plataformas como a Certisign Assinaturas permitem a assinatura de qualquer documento com validade jurídica, sem precisar instalar nada. 

  1. Acesse a plataforma e faça login na sua conta. 
  2. Faça o upload do documento que deseja assinar (PDF, Word, etc.). 
  3. Indique quem precisa assinar: você mesmo, outras pessoas, ou ambos. 
  4. Escolha o método de assinatura: neste texto estamos explicando como assinar digitalmente usando o certificado digital ICP-Brasil (assinatura digital qualificada). Então, nesta etapa escolha esta opção.  

Importante: na Certisign Assinaturas você também pode assinar usando um clique com validação por e-mail, código SMS, rubrica na tela e até mesmo adicionar a sua selfie para reforçar a camada de segurança e autenticidade.  

  1. Assine o documento conforme. 
  2. Logo após todas as assinaturas, baixe o documento finalizado. Ele já vem com o registro de data, hora e identidade de cada assinante. 
  3. Pronto! O arquivo tem validade jurídica e qualquer pessoa pode verificá-lo com o código de autenticação. 

Confira o processo simplificado no vídeo a seguir: 

Como assinar documentos no Gov.br 

O portal Gov.br oferece uma ferramenta gratuita para assinar documentos PDF usando a conta gov.br como forma de identificação. 

  1. Acesse assinador.iti.br (ferramenta oficial do ITI). 
  2. Faça login com sua conta Gov.br (quanto mais alto o nível, Prata ou Ouro, maior a validade da assinatura). Neste blogpost, estamos tratando da assinatura digital, que é a qualificada e disponível apenas para quem utiliza o certificado digital. 
  3. Faça o upload do documento PDF. 
  4. Escolha o local de assinatura no documento. 
  5. Assine usando seu certificado digital. 
  6. Baixe o arquivo assinado. 

Dica: você também pode assinar documentos no Gov.br usando outros métodos de assinaturas. Aqui trazemos apenas um exemplo. 

Assinatura digital pelo computador  

No computador, você tem mais opções de como assinar digitalmente: 

Com a plataforma no navegador 

Acesse a plataforma Certisign Assinaturas pelo Chrome, Edge ou Firefox, faça o upload do documento e assine. Funciona em qualquer sistema operacional sem instalação adicional. 

Via Adobe Acrobat (PDF)

Se você tem o Acrobat instalado e um certificado digital A1 configurado no Windows, pode assinar diretamente pelo programa: 

  1. Abra o PDF no Acrobat. 
  2. Acesse Ferramentas > Certificados > Assinar digitalmente. 
  3. Desenhe a área da assinatura no documento. 
  4. Selecione o certificado digital na lista. 
  5. Confirme com a senha do certificado. 

Via Word (documentos .docx) 

O Word permite inserir assinatura digital em documentos: 

  1. Com o documento aberto, acesse Inserir > Linha de Assinatura. 
  2. Preencha os dados do assinante e clique em OK. 
  3. Clique duas vezes na linha de assinatura gerada. 
  4. Selecione o certificado digital e confirme. 

Dica: para assinar no Word com validade jurídica plena, você precisará de um certificado digital instalado no computador. Sem o certificado, a assinatura será simples, sem garantia de autenticidade. 

Assinatura digital em dispositivos móveis 

Fazer assinatura digital no celular é totalmente possível e cada vez mais comum. A seguir, veja as formas disponíveis. 

App de plataforma de assinatura

A maioria das plataformas tem versão mobile. O processo é o mesmo do desktop: você recebe o link do documento por e-mail ou WhatsApp, abre no celular, assina e confirma. 

Gov.br mobile

O aplicativo Gov.br também permite assinar documentos pelo celular. O nível da conta (Bronze, Prata ou Ouro) define a validade da assinatura gerada. 

Dica para assinar PDF no celular: se o documento foi enviado por e-mail ou está salvo no celular, abra-o em uma plataforma de assinatura pelo navegador mobile ou usar um app dedicado. Aplicativos, como o Adobe Acrobat Reader mobile, permitem assinar com certificado, mas dependem de ele estar configurado no dispositivo. 

O que é necessário para fazer uma assinatura digital? 

Para assinatura digital, que é uma assinatura eletrônica qualificada, você vai precisar sempre: de um certificado digital ICP-Brasil e uma plataforma para submeter o documento e assinar, como a Certisign Assinaturas. Se quiser experimentar é só clicar aqui e ativar o teste grátis.  

No entanto, é importante esclarecer que existem outros tipos de assinaturas eletrônicas que viabilizam a formalização de documentos digitais.  

Nível de assinatura  O que precisa  Quando usar 
Simples  Conta em uma plataforma de assinaturas  Documentos internos, contratos de baixo risco  
Avançada  Conta com verificação por e-mail, SMS ou biometria  Contratos comerciais, acordos formais 
Qualificada (ICP-Brasil)  Certificado digital ICP-Brasil (A1 ou A3)  Documentos governamentais, jurídicos, fiscais 

 

Preciso de certificado digital para fazer assinatura digital? 

Sim, precisa. Para assinar com o mais alto nível de validade jurídica, reconhecido em todos os órgãos públicos, cartórios e sistemas do governo, você precisa de um certificado digital ICP-Brasil. Ele pode ser do tipo A1 (instalado no computador) ou A3 (token, cartão ou nuvem). 

Lembre-se de que a assinatura digital é uma assinatura eletrônica qualificada. Ela é gerada a partir do uso de um certificado ICP-Brasil. Mas existem outros tipos de assinaturas eletrônicas (simples e avançada) que podem ser usadas em documentos de baixo risco. Veja alguns exemplos a seguir. 

  • aceite de termos e aceite; 
  • contrato de serviços de baixo risco/complexidade; 
  • assinatura de propostas; 
  • assinatura de recibos. 

A plataforma Certisign Assinaturas suporta todos os níveis: de assinatura simples por clique até assinatura qualificada com certificado ICP-Brasil, para cada situação ter o nível certo de segurança. 

Quais documentos posso assinar digitalmente? 

Arquivos jurídicos e contratuais 

  • Contratos de prestação de serviços 
  • Contratos de locação e compra e venda 
  • Procurações e instrumentos de mandato 
  • Petições e documentos processuais 
  • Acordos de confidencialidade (NDA) 

Documentos empresariais 

  • Propostas comerciais e orçamentos 
  • Contratos de trabalho e aditivos 
  • Termos de responsabilidade e políticas internas 
  • Notas fiscais e documentos fiscais eletrônicos (com certificado) 
  • Relatórios e laudos técnicos 

Documentos governamentais (exigem certificado ICP-Brasil): 

  • Declarações à Receita Federal 
  • Documentos no eSocial e SPED 
  • Petições eletrônicas em tribunais 
  • Documentos no portal Gov.br 
  • Emissão de NF-e, NFS-e e CT-e 

Outros 

  • Prescrições médicas eletrônicas 
  • Laudos e prontuários digitais 
  • Atestados com validade legal 
  • Contratos de compra e venda com averbação em cartório 
  • Escrituras e procurações para transações imobiliárias 

O que não pode ser assinado digitalmente?  

Alguns atos ainda exigem presença física e assinatura em papel. Por exemplo, determinados testamentos, documentos de estado civil e alguns atos notariais específicos. Nesses casos, consulte o cartório ou advogado responsável pelo ato. 

Erros comuns ao fazer uma assinatura digital 

Conhecer os erros mais frequentes poupa tempo e evita refazer o processo. 

1. Assinar com assinatura digitalizada achando que tem o mesmo valor  

Escanear sua assinatura e colar na imagem de um documento não é assinatura digital. É apenas uma imagem que pode ser copiada por qualquer pessoa e não tem nenhum mecanismo de autenticidade. Para validade jurídica, a assinatura precisa seguir um processo eletrônico rastreável. 

2. Usar o nível de assinatura errado para o documento  

Assinar um documento que exige certificado ICP-Brasil com uma assinatura simples por clique pode gerar contestação jurídica. Antes de assinar, verifique o que o destinatário ou a lei exige para aquele tipo de documento. 

3. Assinar um PDF escaneado em vez do PDF original  

Documentos escaneados são imagens: a assinatura digital fica associada à imagem, não ao conteúdo textual. Sempre que possível, assine o PDF original (gerado pelo Word, Excel ou sistema), não uma foto ou scan. 

4. Certificado vencido  

O certificado digital tem prazo de validade. Uma assinatura feita com certificado vencido pode ser questionada. Portanto, verifique a validade antes de assinar documentos importantes. 

5. Não verificar se a assinatura foi concluída corretamente  

Algumas plataformas exigem as assinaturas de todas as partes para o documento ser considerado finalizado. Confirme que o status do documento está como “concluído”, não apenas “enviado” ou “aguardando assinaturas”. 

6. Esquecer o carimbo do tempo  

O carimbo do tempo registra o momento exato da assinatura de forma independente. Sem ele, pode haver questionamentos de quando exatamente ocorreu a assinatura. A Certisign Assinaturas aplica o carimbo do tempo automaticamente em todas as assinaturas. 

Saiba como funciona essa tecnologia no vídeo a seguir:

 

7. Salvar apenas o arquivo editável em vez do documento assinado  

O documento com as assinaturas válidas é o arquivo final gerado pela plataforma, não o que você enviou para assinar. Guarde e compartilhe sempre a versão final, com o registro de assinaturas. 

Vamos assinar seu primeiro documento? 

A Certisign Assinaturas oferece planos para pessoa física e para empresas, com suporte a todos os níveis de assinatura, de simples a qualificada com certificado ICP-Brasil. Teste gratuitamente e veja como assinar documentos em segundos, de qualquer dispositivo. Clique aqui para começar!