As assinaturas eletrônicas transformaram a forma como empresas e pessoas formalizam documentos. Assinar documentos à mão, digitalizar, enviar por e-mail e aguardar a outra parte repetir o processo. Se essa sequência ainda faz parte da sua rotina, você já sabe o custo que ela tem em tempo, em dinheiro e em risco operacional. 

Felizmente, as assinaturas eletrônicas resolvem esse problema. E no Brasil, elas têm validade jurídica garantida por lei. Neste guia, você entende o que são, quais os tipos disponíveis, como se diferenciam da assinatura digital e como escolher a plataforma certa para a sua operação.

Veja também: Guia completo da assinatura digital 

O que é assinatura eletrônica? 

A assinatura eletrônica é qualquer mecanismo digital que permite a uma pessoa manifestar sua concordância ou autoria sobre um documento de forma eletrônica. Além disso, tem validade jurídica equivalente à assinatura manuscrita. 

Na prática, ela substitui o processo físico de assinar papel: o documento é enviado digitalmente, o signatário assina de qualquer dispositivo com internet e o arquivo registra quem assinou, quando e de onde. 

O conceito é mais amplo do que parece. A assinatura eletrônica engloba diferentes tecnologias e níveis de segurança. Ela vai desde um simples clique em “aceito os termos” até processos com verificação biométrica e certificado digital. 

Tipos de assinaturas eletrônicas

A legislação brasileira e as práticas de mercado reconhecem diferentes tipos de assinatura eletrônica, classificados principalmente pelo nível de segurança e pelo método de autenticação utilizado. 

Assinatura eletrônica simples 

É a modalidade com menor nível de verificação de identidade. Utiliza dados básicos do signatário. Por exemplo, e-mail, CPF ou número de telefone para associar a pessoa ao documento. 

É ideal para documentos de baixo risco jurídico, cuja relação entre as partes já é conhecida e o contexto dispensa verificações mais rigorosas. Exemplos: aceites de termos de uso, pesquisas de satisfação e autorizações internas. 

Assinatura eletrônica avançada 

Oferece um nível mais alto de segurança. Possui mecanismos que permitem identificar o signatário com maior precisão. Nesse caso, biometria facial, tokens, validação por documento de identidade ou outros fatores de autenticação. 

É a modalidade mais utilizada em contratos comerciais, documentos trabalhistas e operações financeiras que não exigem, por lei, o uso de certificado digital ICP-Brasil, mas que demandam rastreabilidade e robustez jurídica. 

Assinatura eletrônica qualificada 

É a modalidade com o maior nível de segurança jurídica entre as assinaturas eletrônicas. Utiliza um certificado digital ICP-Brasil (e-CPF ou e-CNPJ) para validar a identidade do signatário. Como resultado, garante autenticidade, integridade e validade jurídica plena ao documento, com presunção legal de veracidade. 

É a modalidade exigida por lei para documentos que envolvem obrigações fiscais, trabalhistas e societárias. Por exemplo, contratos sociais, procurações, balanços contábeis e assinaturas perante órgãos públicos. Além disso, é recomendada para operações de alto risco jurídico ou alto valor financeiro, em que qualquer contestação futura precisa ser afastada com segurança máxima. 

Diferença entre assinatura eletrônica, assinatura digital e assinatura escaneada 

Essas três costumam gerar confusão, mas são bem diferentes entre si. Confira as características e aplicações de cada uma. 

  Assinatura eletrônica  Assinatura digital  Assinatura escaneada 
O que é  Mecanismo digital de concordância sobre um documento  Tipo específico de assinatura eletrônica, baseada em certificado digital ICP-Brasil  Imagem de uma assinatura manuscrita inserida em arquivo digital 
Validade jurídica  Sim, conforme a Lei 14.063/2020  Sim, com presunção legal de autenticidade –
Medida Provisória nº 2.200-2, de 2001 		 Não garante autenticidade nem integridade 
Nível de segurança  Varia conforme o tipo (simples ou avançada)  Alto, vinculada à identidade do titular via certificado ICP-Brasil  Baixo, qualquer pessoa pode copiar e inserir a imagem 
Quando usar  Maioria dos contratos e documentos empresariais  Documentos com exigência legal de certificado ICP-Brasil (notas fiscais, petições, documentos governamentais)  Não recomendada para documentos com valor jurídico 

 

Em resumo: toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital. A assinatura escaneada, por sua vez, não oferece nenhuma das garantias das anteriores. 

Validade jurídica da assinatura eletrônica no Brasil 

A validade jurídica das assinaturas eletrônicas no Brasil tem o amparo de um conjunto sólido de normas: 

  • Lei 14.063/2020: estabelece os critérios para uso de assinaturas eletrônicas em interações com entidades públicas e em atos jurídicos em geral. Classificam em simples, avançada e qualificada (esta última equivalente à assinatura digital com certificado ICP-Brasil). 
  • Código Civil Brasileiro: reconhece a validade de documentos eletrônicos como prova em relações jurídicas. 

Na prática, contratos assinados eletronicamente têm plena validade e podem ser utilizados como prova em processos judiciais. No entanto, a plataforma precisa manter registros de autoria, integridade e temporalidade do documento. 

Importante: alguns documentos exigem, por lei, o uso específico de certificado digital ICP-Brasil. Por exemplo, notas fiscais eletrônicas, petições judiciais e documentos emitidos por órgãos públicos. Para esses casos, a assinatura eletrônica simples ou avançada não basta. 

 Quais documentos podem ser assinados eletronicamente? 

A lista é extensa. A maioria dos documentos empresariais e contratuais pode ser assinada eletronicamente, sem necessidade de papel ou reconhecimento de firma. Confira os principais: 

  • Contratos comerciais e de prestação de serviços 
  • Contratos de trabalho e documentos de RH (admissão, demissão, advertências, férias) 
  • Propostas e orçamentos 
  • Termos de confidencialidade (NDA) 
  • Procurações 
  • Contratos de locação 
  • Documentos financeiros e bancários 
  • Laudos e relatórios técnicos 
  • Termos de aceite e políticas internas 
  • Documentos de saúde (com atenção às regulamentações específicas do setor) 

Exceções: testamentos, escrituras públicas, contratos de transferência de imóveis e documentos que exijam reconhecimento de firma em cartório ainda requerem processos presenciais ou assinatura com certificado ICP-Brasil, dependendo da situação. 

Veja também: Como assinar documentos digitais pelo celular ou tablet 

 Benefícios das assinaturas eletrônicas para empresas 

Adotar assinaturas eletrônicas causa impacto direto em eficiência operacional, custo e segurança. Destacamos algumas vantagens da solução: 

Velocidade: documentos que levavam dias para circular entre as partes passam a ser assinados em minutos. Você pode assinar de qualquer lugar, sem depender de agenda ou deslocamento. 

Redução de custos: eliminação de gastos com impressão, papel, transporte de documentos e armazenamento físico. 

Rastreabilidade completa: cada assinatura tem registro com data, hora, dispositivo e dados do signatário. Qualquer alteração posterior no documento é detectada automaticamente. 

Escalabilidade: equipes de RH, jurídico, comercial e financeiro conseguem processar volumes maiores de documentos sem aumentar a estrutura. 

Segurança jurídica: plataformas certificadas garantem a integridade do documento e a autenticidade das assinaturas, com trilha de auditoria disponível para uso em eventual contestação judicial. 

Experiência do cliente: processos de assinatura simples e rápidos reduzem o abandono em fluxos de onboarding, contratação e fechamento de negócios. 

 Como escolher uma plataforma de assinatura eletrônica 

Com diferentes opções disponíveis no mercado, alguns critérios são essenciais para a escolha atender às necessidades reais da sua operação: 

Conformidade legal: a plataforma deve estar em conformidade com a legislação brasileira — Lei 14.063/2020 e, quando aplicável, com os padrões ICP-Brasil. 

Níveis de assinatura disponíveis: verifique se a plataforma oferece assinatura simples, avançada e digital (com certificado ICP-Brasil), para atender diferentes tipos de documento. 

Segurança e certificações: busque plataformas com certificações reconhecidas de segurança da informação e que utilizem criptografia para proteger os documentos. 

Integrações: a plataforma deve se integrar com os sistemas que a sua empresa já usa: CRM, ERP, sistemas de RH, entre outros. 

Rastreabilidade e trilha de auditoria: a assinatura precisa gerar um registro completo e imutável, disponível para consulta a qualquer momento. 

Suporte e experiência do fornecedor: tempo de mercado, histórico de atendimento e capacidade de suporte técnico fazem diferença no dia a dia. Sobretudo em operações com alto volume de documentos. 

Segurança e confiabilidade das assinaturas eletrônicas 

A segurança de uma assinatura eletrônica depende diretamente da tecnologia e dos processos de cada plataforma. Os principais mecanismos que garantem essa segurança são: 

Criptografia: os documentos são protegidos por algoritmos criptográficos que impedem qualquer alteração após a assinatura. Qualquer modificação no arquivo invalida automaticamente as assinaturas registradas. 

Autenticação do signatário: plataformas robustas combinam múltiplos fatores de verificação de identidade. Os mais comuns são: e-mail, SMS, biometria facial, e validação de documento, para garantir que quem assina é quem diz ser. 

Carimbo de tempo: registra o momento exato da assinatura, com precisão e rastreabilidade, usando servidores de tempo certificados. 

Trilha de auditoria: log completo de todas as ações realizadas no documento — abertura, visualização, assinatura, recusa — com dados do dispositivo e localização.
 

Cuidados ao assinar documentos eletronicamente 

Mesmo com plataformas seguras, algumas práticas são essenciais para garantir a validade e a segurança das suas assinaturas: 

  • Leia o documento antes de assinar. Parece óbvio, mas a agilidade do processo digital não deve substituir a análise do conteúdo. 
  • Use plataformas confiáveis e reconhecidas. Verifique se o fornecedor tem histórico sólido e, acima de tudo, se está em conformidade com a legislação brasileira. 
  • Proteja suas credenciais de acesso. Senha, token ou biometria utilizados para assinar são de uso pessoal e intransferível. 
  • Verifique a identidade de quem solicita a assinatura. Em casos suspeitos, confirme por outro canal antes de assinar. 
  • Guarde os documentos assinados. Mantenha uma cópia dos arquivos em local seguro, junto com o comprovante de assinatura gerado pela plataforma. 

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